ОБСЛЕДОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

О ЧЕМ ЭТА СТАТЬЯ?

---

В данной статье описаны основные принципы технологии обследования бизнес-процессов, разработанной и используемой в компании «Технологии Вашего Бизнеса». В статье приводятся отдельные выдержки из технологии, позволяющие получить общее представление о подходе и документировании результатов.

Уровень квалификации наших специалистов и большой опыт работы с крупными предприятиями позволяет компании проводить работы по обследованию бизнеса Заказчика на высоком профессиональном уровне, используя проверенные на практике методики. Используемая технология основана на комплексном подходе, включающем в себя методики сбора информации, ее систематизации и анализа. Для документирования результатов работ мы рекомендуем использовать хорошо зарекомендовавшую себя на практике нотацию Aris eEPC (extended Event Process Chain — Расширенная нотация описания цепочки процесса). Наш собственный корпоративный стандарт, основанный на этой нотации, гарантирует, что результат работ будет понятен специалистам Заказчика.

В целом можно выделить 3 основные этапа проведения работ по обследованию:

• Сбор информации;
• Анализ информации;
• Документирование результатов в виде описания бизнес-процессов;

Каждый из этих этапов выполняется по определенной технологии с обязательным документированием полученных результатов.

Данная Технология была неоднократно проверена на конкретных проектах и зарекомендовала себя как эффективный и экономичный инструмент, предназначенный для понимания бизнеса Заказчика независимо от отрасли.

Если говорить о масштабе предприятия, на котором можно применять данную методику, то это может быть и небольшая компания, и достаточно крупный бизнес (больше 100 пользователей). Методика построена таким образом, что может использоваться как целиком, так и отдельными этапами, в зависимости от целесообразности и требований к результату на конкретном проекте.

Остановимся не некоторых моментах, которые необходимо учитывать на подобных проектах. Будем предполагать, что обследование проводится с целью дальнейшего внедрения автоматизированной системы, хотя это и необязательно. Такой проект может быть и самостоятельным.

Во-первых, нужно взаимное понимание Заказчика и Исполнителя по вопросам:

• Зачем вообще использовать какаю-то технологию?
• Зачем это надо Заказчику?
• Что Заказчик хочет увидеть в результате и как будет это использовать?
• Какой уровень декомпозиции будет для Заказчика достаточен?

ЗАЧЕМ ВООБЩЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ КАКАЮ-ТО ТЕХНОЛОГИЮ?

---

Те, кто однажды впервые столкнулся с задачей понимания, что происходит в компании (особенно крупной), а уж тем более, если это нужно как-то описать, наверняка задавал себе вопросы:

• С чего начать?
• Как понять, как взаимодействуют подразделения друг с другом, а сотрудники внутри подразделения?
• Сколько времени на это потребуется и как его спланировать?
• Сотрудников у Заказчика может быть очень много… Каких из привлекать к процессу? Вообще их не спрашивать и ограничиться руководителями? (прямой путь к проблемному проекту). Как выявить из них наиболее полезных?
• А как все документировать? А вдруг Заказчик захочет посмотреть промежуточные результаты…
• Как не упустить важного отчета или документа?
• Что делать с существующими системами автоматизации? Смотреть ли их вообще?
• Что делать с кучей записей, полученных на встречах с ключевыми сотрудниками Заказчика? Как их обработать и ничего не упустить?
• А что делать с множеством файлов, преимущественно MS Excel, которые глубоко прижились у сотрудников, а руководство хочет от них избавиться? Ведь их можно просто не увидеть…
• Да и много подобных вопросов…

ЗАЧЕМ ЭТО НУЖНО ЗАКАЗЧИКУ?

---

Это очень важный вопрос, нужно ли это вообще Заказчику или нужно Исполнителю для успешного выполнения своей части работ. Ответ на этот вопрос будет определять не только подход к обследованию, но и формат представления результатов. Одно дело, когда Заказчик собирается внимательно изучать полученные результаты с целью принятия управленческих решений, и сам формат представления результатов для него важен. Совсем другое дело, когда Заказчик говорит «это Вам надо, как хотите, так и делайте». В последнем случае вовсе не означает, что обследование нужно проводить на более низком уровне, но этот факт будет сильно влиять на полученный результат. А точнее, на его наглядность для понимания специалистами. Все это влияет на сроки, и, как результат, стоимость работ.

ЧТО ЗАКАЗЧИК ХОЧЕТ УВИДЕТЬ В РЕЗУЛЬТАТЕ И КАК БУДЕТ ЭТО ИСПОЛЬЗОВАТЬ?

---

Если Заказчик планирует получить понятный для его сотрудников результат, тут и встает вопрос о том, в каком виде его представлять. И тут встает вопрос о выборе нотации описания бизнес-процессов. Если Заказчик предъявляет конкретное требование применять IDEF и все тут, то и выбирать не надо: требование есть требование. Но на нашей практике трудно вспомнить топ-менеджера, который бы глядя на диаграммы IDEF, с легкостью понял, что происходит в конкретном подразделении, когда, в каком случае и кому конкретный сотрудник выдает определенный документ, и из какой программы он это делает.

В нашей практике, полученные результаты легко читались сотрудниками и руководителями всех уровней, после 2-х часового обучения правилам чтения предложенной нотации. И им это даже было интересно. Было даже такое, что руководитель крупного отдела, в первый раз столкнувшийся с правилами описания бизнес-процессов, по собственной инициативе вносил коррективы в той же нотации по принципу «как должно быть». Действительно, процесс, описанный по принципам eEPC, достаточно легок в чтении неподготовленными к этому специалистами.

 

КАКОЙ УРОВЕНЬ ДЕКОМПОЗИЦИИ БУДЕТ ДЛЯ ЗАКАЗЧИКА ДОСТАТОЧЕН?

---

Это пожалуй самый сложный вопрос, который необходимо решить проектной команде до начала работ. Ответ на этот вопрос будет во многом определять сроки и сложность работ. Существует множество уровней декомпозиции, но мы выделяем два принципиально разных подхода:

• Обследование основных принципов функционирования организации (ключевых бизнес-процессов верхнего уровня) ;
• Обследование деятельности подразделений (бизнес-процессов подразделений операционного уровня)

Остановимся ни них подробнее.

ОБСЛЕДОВАНИЕ ОСНОВНЫХ ПРИНЦИПОВ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ (КЛЮЧЕВЫХ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ВЕРХНЕГО УРОВНЯ)

---

Данный подход целесообразно использовать для быстрого обследования компании с целью принятия решения о правильном выборе программного продукта.

Анализу может подвергается любая информация, полученная на данном этапе, что позволяет получить общее представление о бизнесе предприятия. Однако, выявить ее полноту, противоречивость, регламент выполнения отдельных операций и его соблюдение, практическую полезность отдельных должностных инструкций и получить ответы на многие другие интересующие управленцев вопросы очень сложно. Для этого необходимо проводить обследование бизнес-процессов деятельности подразделений. Одной из основных задач обследования ключевых бизнес-процессов является выявить именно те процессы, которые целесообразно подвергать дальнейшему обследованию с целью оптимизации или автоматизации, либо определить приоритеты таких работ. Например, для одних компаний это могут быть закупки, для других продажи, или обработка заказов клиентов и пр.

Информацией для анализа ключевых бизнес-процессов верхнего уровня являются комплект управленческой документации и видение бизнеса топ — менеджментом компании. Такими документами могут являться:

документы, определяющие функционирование организации в целом;

• Устав предприятия;
• Положения об учетной политике;
• Положения о системе качества;
• Положения о планировании;
• Положения о бюджетировании;
• Положения о процессах и прочие документы, регламентирующих процессы и процедуры предприятия;
• документы, определяющие направления деятельности;
• Положение об организационной структуре;
• Должностные инструкции;
• Положения о подразделениях;
• Положение о персонале;
• документы, определяющие принципы стратегического управления;

Результатом работ будет являться отчет, включающий в себя:

• Схему организационной структуры предприятия и ее описание;
• Схему организационной структуры подразделений и ее описание;
• Описание видов деятельности;
• Описание взаимодействия компании с внешним окружением (Поставщики, покупатели, государственные органы и пр.)
• Схему ключевых бизнес-процессов;
• Блок выводов по результатам обследования;

ОБСЛЕДОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ (БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ОПЕРАЦИОННОГО УРОВНЯ)

---

Обследование бизнес-процессов на операционном уровне является сложной и трудоемкой задачей, к которой требуется подготовка как Заказчика, так и Исполнителя. Существует множество факторов, способных повлиять на сроки и стоимость таких работ. Для снижения таких рисков проводятся тщательные подготовительные работы, результатом которых является Устав проекта, регламентирующий правила взаимодействия, сроки реагирования, наделяющий полномочиями участников проекта и ограничивающий рамки проводимых работ.

Некоторые методики обследования деятельности подразделений разделяют понятия «Обследование деятельности подразделения» и «Детальное обследование бизнес-процесса». Мы исходим из того, что детальное описание процесса внутри подразделения невозможно без понимания деятельности подразделения в целом, поэтому провидим эти работы в один этап.

Для получения информации об операционной деятельности применяется многоуровневая методика ее извлечения:

• Анкетирование с использованием специально разработанных форм с учетом специфики отдельных видов деятельности;
• Предварительная обработка результатов;
• Формирование дерева функций (по подразделению в целом);
• Разработка планов опроса;
• Проведение опросов;
• Получение недостающей документации, форм отчетов и документов;
• Предварительные схемы бизнес-процессов;
• Согласование с руководителями подразделений;
• Корректирующие действия по обработке результатов;
• Полное документирование бизнес-процессов;

Исходной информацией для анализа будут являться:

• Документы, определяющие условия работы подразделения
• Положение о подразделении;
• Должностные инструкции;
• Рабочие инструкции;
• Различные регламенты;
• Входящие и исходящие документы подразделения;
• Информация, собранная в процессе работ:
  • На этапе анкетирования и опроса;
  • Сведения об используемом программном обеспечении;
  • Сведения о потребляемых материальных ресурсах;
  • Информация о потенциальных возможностях улучшения процесса;

Результатом работ будет являться отчет, включающий в себя:

• Схему окружения подразделения (взаимосвязь с другими подразделениями);
• Схему организационной структуры подразделения и ее описание;
• Схему дерева функций (классификатор бизнес-процессов);
• Схему цепочки процессов (взаимосвязь процессов внутри подразделения);
• Схемы бизнес-процессов и их текстовое описание (с детализацией операций по сотруднику);

Схема описания бизнес-процесса, выполненная по данной методике, позволяет наглядно увидеть: кто какие функции исполняет, какие документы использует в качестве входящей информации, какие документы готовит или изменяет их статусы, какое программное обеспечение при этом использует и какими руководящими документами процесс управляется. И все это в одной простой и наглядной схеме. В сочетании с текстовым описанием схемы, Заказчик получаете полное детальное представление о бизнес-процессе.