ОБСЛЕДОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

О ЧЕМ ЭТА СТАТЬЯ?


В данной статье описаны основные принципы технологии обследования бизнес-процессов, разработанной и используемой в компании «Технологии Вашего Бизнеса». В статье приводятся отдельные выдержки из технологии, позволяющие получить общее представление о подходе и документировании результатов.

Уровень квалификации наших специалистов и большой опыт работы с крупными предприятиями позволяет компании проводить работы по обследованию бизнеса Заказчика на высоком профессиональном уровне, используя проверенные на практике методики. Используемая технология основана на комплексном подходе, включающем в себя методики сбора информации, ее систематизации и анализа. Для документирования результатов работ мы рекомендуем использовать хорошо зарекомендовавшую себя на практике нотацию Aris eEPC (extended Event Process Chain — Расширенная нотация описания цепочки процесса). Наш собственный корпоративный стандарт, основанный на этой нотации, гарантирует, что результат работ будет понятен специалистам Заказчика.

В целом можно выделить 3 основные этапа проведения работ по обследованию:

  • Сбор информации;
  • Анализ информации;
  • Документирование результатов в виде описания бизнес-процессов;

Каждый из этих этапов выполняется по определенной технологии с обязательным документированием полученных результатов.

Данная Технология была неоднократно проверена на конкретных проектах и зарекомендовала себя как эффективный и экономичный инструмент, предназначенный для понимания бизнеса Заказчика независимо от отрасли.

Если говорить о масштабе предприятия, на котором можно применять данную методику, то это может быть и небольшая компания, и достаточно крупный бизнес (больше 100 пользователей). Методика построена таким образом, что может использоваться как целиком, так и отдельными этапами, в зависимости от целесообразности и требований к результату на конкретном проекте.

Остановимся не некоторых моментах, которые необходимо учитывать на подобных проектах. Будем предполагать, что обследование проводится с целью дальнейшего внедрения автоматизированной системы, хотя это и необязательно. Такой проект может быть и самостоятельным.

Во-первых, нужно взаимное понимание Заказчика и Исполнителя по вопросам:

  • Зачем вообще использовать какаю-то технологию?
  • Зачем это надо Заказчику?
  • Что Заказчик хочет увидеть в результате и как будет это использовать?
  • Какой уровень декомпозиции будет для Заказчика достаточен?

ЗАЧЕМ ВООБЩЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ КАКАЮ-ТО ТЕХНОЛОГИЮ?


Те, кто однажды впервые столкнулся с задачей понимания, что происходит в компании (особенно крупной), а уж тем более, если это нужно как-то описать, наверняка задавал себе вопросы:

  • С чего начать?
  • Как понять, как взаимодействуют подразделения друг с другом, а сотрудники внутри подразделения?
  • Сколько времени на это потребуется и как его спланировать?
  • Сотрудников у Заказчика может быть очень много… Каких из привлекать к процессу? Вообще их не спрашивать и ограничиться руководителями? (прямой путь к проблемному проекту). Как выявить из них наиболее полезных?
  • А как все документировать? А вдруг Заказчик захочет посмотреть промежуточные результаты…
  • Как не упустить важного отчета или документа?
  • Что делать с существующими системами автоматизации? Смотреть ли их вообще?
  • Что делать с кучей записей, полученных на встречах с ключевыми сотрудниками Заказчика? Как их обработать и ничего не упустить?
  • А что делать с множеством файлов, преимущественно MS Excel, которые глубоко прижились у сотрудников, а руководство хочет от них избавиться? Ведь их можно просто не увидеть…
  • Да и много подобных вопросов…

ЗАЧЕМ ЭТО НУЖНО ЗАКАЗЧИКУ?


Это очень важный вопрос, нужно ли это вообще Заказчику или нужно Исполнителю для успешного выполнения своей части работ. Ответ на этот вопрос будет определять не только подход к обследованию, но и формат представления результатов. Одно дело, когда Заказчик собирается внимательно изучать полученные результаты с целью принятия управленческих решений, и сам формат представления результатов для него важен. Совсем другое дело, когда Заказчик говорит «это Вам надо, как хотите, так и делайте». В последнем случае вовсе не означает, что обследование нужно проводить на более низком уровне, но этот факт будет сильно влиять на полученный результат. А точнее, на его наглядность для понимания специалистами. Все это влияет на сроки, и, как результат, стоимость работ.

ЧТО ЗАКАЗЧИК ХОЧЕТ УВИДЕТЬ В РЕЗУЛЬТАТЕ И КАК БУДЕТ ЭТО ИСПОЛЬЗОВАТЬ?


Если Заказчик планирует получить понятный для его сотрудников результат, тут и встает вопрос о том, в каком виде его представлять. И тут встает вопрос о выборе нотации описания бизнес-процессов. Если Заказчик предъявляет конкретное требование применять IDEF и все тут, то и выбирать не надо: требование есть требование. Но на нашей практике трудно вспомнить топ-менеджера, который бы глядя на диаграммы IDEF, с легкостью понял, что происходит в конкретном подразделении, когда, в каком случае и кому конкретный сотрудник выдает определенный документ, и из какой программы он это делает.

В нашей практике, полученные результаты легко читались сотрудниками и руководителями всех уровней, после 2-х часового обучения правилам чтения предложенной нотации. И им это даже было интересно. Было даже такое, что руководитель крупного отдела, в первый раз столкнувшийся с правилами описания бизнес-процессов, по собственной инициативе вносил коррективы в той же нотации по принципу «как должно быть». Действительно, процесс, описанный по принципам eEPC, достаточно легок в чтении неподготовленными к этому специалистами.

 

КАКОЙ УРОВЕНЬ ДЕКОМПОЗИЦИИ БУДЕТ ДЛЯ ЗАКАЗЧИКА ДОСТАТОЧЕН?


Это пожалуй самый сложный вопрос, который необходимо решить проектной команде до начала работ. Ответ на этот вопрос будет во многом определять сроки и сложность работ. Существует множество уровней декомпозиции, но мы выделяем два принципиально разных подхода:

  • Обследование основных принципов функционирования организации (ключевых бизнес-процессов верхнего уровня) ;
  • Обследование деятельности подразделений (бизнес-процессов подразделений операционного уровня)

Остановимся ни них подробнее.

ОБСЛЕДОВАНИЕ ОСНОВНЫХ ПРИНЦИПОВ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ (КЛЮЧЕВЫХ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ВЕРХНЕГО УРОВНЯ)


Данный подход целесообразно использовать для быстрого обследования компании с целью принятия решения о правильном выборе программного продукта.

Анализу может подвергается любая информация, полученная на данном этапе, что позволяет получить общее представление о бизнесе предприятия. Однако, выявить ее полноту, противоречивость, регламент выполнения отдельных операций и его соблюдение, практическую полезность отдельных должностных инструкций и получить ответы на многие другие интересующие управленцев вопросы очень сложно. Для этого необходимо проводить обследование бизнес-процессов деятельности подразделений. Одной из основных задач обследования ключевых бизнес-процессов является выявить именно те процессы, которые целесообразно подвергать дальнейшему обследованию с целью оптимизации или автоматизации, либо определить приоритеты таких работ. Например, для одних компаний это могут быть закупки, для других продажи, или обработка заказов клиентов и пр.

Информацией для анализа ключевых бизнес-процессов верхнего уровня являются комплект управленческой документации и видение бизнеса топ — менеджментом компании. Такими документами могут являться:

документы, определяющие функционирование организации в целом;

  • Устав предприятия;
  • Положения об учетной политике;
  • Положения о системе качества;
  • Положения о планировании;
  • Положения о бюджетировании;
  • Положения о процессах и прочие документы, регламентирующих процессы и процедуры предприятия;
  • документы, определяющие направления деятельности;
  • Положение об организационной структуре;
  • Должностные инструкции;
  • Положения о подразделениях;
  • Положение о персонале;
  • документы, определяющие принципы стратегического управления;

Результатом работ будет являться отчет, включающий в себя:

  • Схему организационной структуры предприятия и ее описание;
  • Схему организационной структуры подразделений и ее описание;
  • Описание видов деятельности;
  • Описание взаимодействия компании с внешним окружением (Поставщики, покупатели, государственные органы и пр.)
  • Схему ключевых бизнес-процессов;
  • Блок выводов по результатам обследования;

ОБСЛЕДОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ (БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ОПЕРАЦИОННОГО УРОВНЯ)


Обследование бизнес-процессов на операционном уровне является сложной и трудоемкой задачей, к которой требуется подготовка как Заказчика, так и Исполнителя. Существует множество факторов, способных повлиять на сроки и стоимость таких работ. Для снижения таких рисков проводятся тщательные подготовительные работы, результатом которых является Устав проекта, регламентирующий правила взаимодействия, сроки реагирования, наделяющий полномочиями участников проекта и ограничивающий рамки проводимых работ.

Некоторые методики обследования деятельности подразделений разделяют понятия «Обследование деятельности подразделения» и «Детальное обследование бизнес-процесса». Мы исходим из того, что детальное описание процесса внутри подразделения невозможно без понимания деятельности подразделения в целом, поэтому провидим эти работы в один этап.

Для получения информации об операционной деятельности применяется многоуровневая методика ее извлечения:

  • Анкетирование с использованием специально разработанных форм с учетом специфики отдельных видов деятельности;
  • Предварительная обработка результатов;
  • Формирование дерева функций (по подразделению в целом);
  • Разработка планов опроса;
  • Проведение опросов;
  • Получение недостающей документации, форм отчетов и документов;
  • Предварительные схемы бизнес-процессов;
  • Согласование с руководителями подразделений;
  • Корректирующие действия по обработке результатов;
  • Полное документирование бизнес-процессов;

Исходной информацией для анализа будут являться:

  • Документы, определяющие условия работы подразделения
  • Положение о подразделении;
  • Должностные инструкции;
  • Рабочие инструкции;
  • Различные регламенты;
  • Входящие и исходящие документы подразделения;
  • Информация, собранная в процессе работ:
    • На этапе анкетирования и опроса;
    • Сведения об используемом программном обеспечении;
    • Сведения о потребляемых материальных ресурсах;
    • Информация о потенциальных возможностях улучшения процесса;

Результатом работ будет являться отчет, включающий в себя:

  • Схему окружения подразделения (взаимосвязь с другими подразделениями);
  • Схему организационной структуры подразделения и ее описание;
  • Схему дерева функций (классификатор бизнес-процессов);
  • Схему цепочки процессов (взаимосвязь процессов внутри подразделения);
  • Схемы бизнес-процессов и их текстовое описание (с детализацией операций по сотруднику);

Схема описания бизнес-процесса, выполненная по данной методике, позволяет наглядно увидеть: кто какие функции исполняет, какие документы использует в качестве входящей информации, какие документы готовит или изменяет их статусы, какое программное обеспечение при этом использует и какими руководящими документами процесс управляется. И все это в одной простой и наглядной схеме. В сочетании с текстовым описанием схемы, Заказчик получаете полное детальное представление о бизнес-процессе.





Заказать звонок

ВНЕДРЕНИЕ 1С

Внедрение 1С состоит из нескольких этапов, направленных на автоматизацию оперативного, управленческого, бухгалтерского и налогового учета.

программа «1С: Управление торговлей 11 версия ПРОФ»

ПЕРЕНОС ДАННЫХ В 1С ИЗ ЛЮБЫХ СИСТЕМ

Наша компания предлагает услуги по переносу данных в 1С как из предыдущих версий 1С так и из любых других систем:

ИТС

Мы предоставляем услуги по обслуживанию программного обеспечения на платформе 1С предприятие.

ОБСЛЕДОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

1C: ПРЕДПРИЯТИЕ 8: ЗАРПЛАТА И УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ ДЛЯ КАЗАХСТАНА

Для руководящего состава и собственникам компаний

ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ УЧЕТ

Настройка управленческого учета в типовой автоматизированной информационной системе 1С: Предприятие 8.3

ЛИНИЯ КОНСУЛЬТАЦИЙ

СОПРОВОЖДЕНИЕ

У Вас уже есть программные продукты 1С? Выбирайте удобный способ обслуживания 1С и пользуйтесь отличным сервисом!